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E-Mail Marketing und DSGVO: Erfolgreicher Newsletter-Versand

DSGVO steht für die nicht gerade beliebte Datenschutz-Grundverordnung. Der Ausdruck DSGVO führte bereits bei so manchem Marketer zu Stresssymptomen. Das liegt vor allem daran, dass einige Profi-Promoter einen Rückgang der Lead-Conversion-Rate festgestellt haben. Doch woran liegt das und was ist zu tun, damit sich Mailinglisten nicht spürbar halbieren?

Derzeit besteht vor allem Angst vor hohen Geldbußen, falls die Regelungen, die in der DSGVO festgelegt wurden, nicht eingehalten werden. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die Verordnung ein Stück weit besser zu verstehen.

E-Mail Marketing über Landingpage betreiben: Was bedeutet DSGVO?

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit dem 25. Mai 2018 anwendbar. Der Gesetzgeber hat eine Übergangszeit von zwei Jahren bestimmt.

In dieser Zeit sollten Unternehmen betreffende Vorkehrungen treffen und ihr E-Mail Marketing gegebenenfalls umstellen.

Die Verordnung hat für viele Firmen einen hohen Stellenwert. Während der Arbeit mit personenbezogenen Daten müssen die Voraussetzungen der DSGVO beachtet werden. Dabei liegt der Schwerpunkt auf den werbenden Tätigkeiten. Das bedeutet, dass die meisten Betriebe bei der Kontaktaufnahme über das E-Mail Marketing potenzielle Kunden ansprechen oder anwerben möchten. Die Erfassung personenbezogener Daten ist dabei von zentraler Bedeutung.

Wichtig ist, bei der Erstellung oder Anpassung einer Landingpage, die auf einem Content Management System (CMS) wie WordPress, Joomla oder Typo3 basiert, einige Vorgaben zu beachten. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen ergeben sich dabei direkt aus der DSGVO. Dort finden Unternehmen klare Anweisungen darüber, was erlaubt ist und was nicht gemacht werden darf.

Wenden Sie sich bei der Erstellung, Änderung oder Anpassung Ihrer Webseite, Landingpage oder Ihres Shops gerne an More-Shopsysteme. Ich führe Ihre Marketing-Aktionen nach Ihren Vorgaben durch und programmiere schnell ladende Webapplikationen nach Ihren individuellen Vorstellungen in kurzer Zeit.

Worauf müssen Sie beim E-Mail Marketing achten?

Falls Sie eine erfolgreiche Landingpage in WordPress, Joomla oder Typo3 betreiben und bereits eine beachtliche Sammlung an E-Mail Adressen haben, ist die folgende Checkliste für Sie sicher von Bedeutung. Beim E-Mail Marketing müssen Sie auf einige Dinge achten, die in der DSGVO stehen:

Einwilligung Ihrer potenziellen Kunden in das E-Mail Marketing

Bereits bei dieser Frage sind viele Werber überfordert. Wie soll ein potenzieller Kunde in eine Marketing-Aktion eingewilligt haben? Dieser Abschnitt ist denkbar einfach und vielen Internetnutzern seit Langem bekannt. Ein Kontrollkästchen auf Ihrer Webseite oder Landingpage garantiert Ihnen, dass Ihre Kunden einfach per Mausklick in Ihre Aktion einwilligen. Jedoch gehen die gesetzlichen Vorgaben weit. Sie müssen für jeden einzelnen Part Ihrer Promo-Aktion ein separates Kontrollkästchen erstellen.

Viele Werbeprofis haben bereits von der Double-Opt-In-Methode gehört. Diese Methode muss laut DSGVO beim E-Mail Marketing angewendet werden. Damit ist gemeint, dass Ihre Kunden nach Anklicken des Kontrollkästchens, was ihre Zustimmung bedingt zusätzlich eine E-Mail erhalten müssen. Diese muss einen Bestätigungslink enthalten. Erst wenn die Bestätigung erfolgreich erfolgt ist, dürfen personenbezogene Daten in den Verteiler Ihres Programms für den E-Mail Verkehr oder in andere Tools mit aufgenommen werden.

Wenden Sie sich bei Änderungen an Ihrer Landingpage gerne an mich. Ich passe Ihr Content Management System (CMS) nach Ihren individuellen Vorgaben an. Falls Sie spezielle Vorstellungen haben, was in die Seite integriert werden soll, programmiere ich ebenso einen speziellen Code, der eine Webanwendung nach Ihren Vorgaben ausführt. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie einen Tageszähler installieren möchten, eine Applikation, die eine bestimmte Anzahl an Tagen herunter zählt oder sonstige Rechenoperationen ausführt. Gerne erstelle ich Ihnen bei Bedarf eine entsprechende Extension in Typo3.  

E-Mail Marketing und Widerrufsrecht

Wenn Sie Ihrem Kunden eine Einwilligungserklärung mit Bestätigungslink zusenden, ist es wichtig, einen Verweis zum Widerrufsrecht hinzuzufügen. Ihren Nutzern muss ein Recht zum Widerruf der gesamten Marketing-Aktion eingeräumt werden.

Außerdem müssen Sie Ihren Newslettern einen Abmeldelink hinzufügen. Der Verwender muss die Abbestellung Ihrer Werbemails mit einem Mausklick durchführen können.

DSGVO Pflicht: Dokumentieren Sie Ihrer Werbe-Aktionen!

Die DSGVO verpflichtet Unternehmer dazu, eine Art Prüfungsbuch zu führen. Das ist mühsam, macht sich jedoch auf die Dauer bezahlt. Wichtig ist, dass Sie diese selbsttätig führen und für den Inhalt als Unternehmensführung die Verantwortung tragen. Falls ein Datenschutzbeauftragter vorgesehen ist, können Sie diesen nicht mit dieser Aufgabe beauftragen.

So könnte Ihre Liste aussehen:

  • Welche Daten werden erhoben?
  • Gibt es einzelne Kategorien?
  • Was ist der Grund der Datenverarbeitung?
  • Wurde eine Frist festgelegt, bis zu der die Löschung der erhobenen Daten erfolgt?
  • Welche Maßnahmen haben Sie zur Sicherheit der erhobenen Daten ergriffen?
  • Wer kann die Daten außer Ihnen einsehen?

Tipp: Nutzen Sie eine Excel-Tabelle oder ein anderes Tool, um ein Verzeichnis aller Ihrer E-Mail Marketing-Aktionen zu erstellen und fortzuführen.

Datenübertragung auf Betroffene

Sie müssen laut DSGVO jederzeit dazu in der Lage sein, die gespeicherten personenbezogenen Daten an den Betroffenen herauszugeben. Diese Richtlinie wurde deswegen hinzugefügt, damit Kunden mittels Datenexport bei Bedarf zu einem anderen Anbieter wechseln können.

Pseudo-Nutzerprofile ebenfalls anpassen

Einige Marketer setzen auf die Erfassung von Pseudo-Nutzerdaten und hoffen damit, dem verlängerten Arm des Gesetzes entgehen zu können. Doch ebenso Pseudo-Profile von Nutzern werden von der DSGVO erfasst. Für die Sammlung von Pseudo-Daten Ihrer Kunden müssen Sie demnach ebenfalls eine gesonderte Einwilligungserklärung einholen und die Vorschriften des Widerrufsrechts einhalten.

Vernichtung von Werten im E-Mail Marketing: Erneute Zustimmung notwendig?

Vor der Veröffentlichung der neuen DSGVO mussten sich Profi-Marketer nach dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie dem TMG  (Telemediengesetz) richten. Wer bereits vor dem Inkrafttreten der DSGVO für das E-Mail Marketing nach den gesetzlichen Vorschriften gehandelt hat, dürfte keine Probleme mit der Umsetzung der neuen Verordnung haben.

Allerdings müssen alle Vorgaben der DSGVO vorliegen. Das sind beispielsweise die Zusendung eines Bestätigungslinks sowie die sichtbare Einräumung des Widerrufs und der Abmeldung vom Newsletter.

Welche Unterschiede gibt es in den Bereichen B2B und B2C?

In der DSGVO wird keine Unterscheidung zwischen privaten oder geschäftlichen Kontakten getroffen. Falls Sie mit personenbezogenen Daten umgehen, müssen Sie die Vorschriften aus der DSGVO sowohl im Bereich B2B als auch bei B2C-Kunden einhalten.

Überprüfung der Rechtskonformität Ihres E-Mail Marketings auf DSGVO-Konformität

Im Grunde genommen können Sie nicht wissen, ob Ihr E-Mail Marketing tatsächlich rechtskonform ist. Allerdings haben Sie die Möglichkeit einige wichtige Dinge zu überprüfen.

Checkliste DSGVO:

Überprüfen Sie Ihre Kunden-Datenbank.

  • Wie wurden Bestandskunden im E-Mail Marketing beworben?
  • Liegt eine Zustimmungserklärung Ihrer Kunden für Promotion-Aktionen vor?
  • Wurde der Ablauf Ihrer Marketing-Aktionen dokumentiert?
  • Können Newsletter durch Widerruf oder eine Abbestellung deaktiviert werden (einfacher Mausklick)?
  • Kann bei Bedarf ein Datenexport erfolgen, damit Ihre Kunden ihre personenbezogenen Daten herausfordern können?

Internetpräsenz DSGVO-konform gestalten – weitere Dinge, die Sie tun können!

Führen Sie ein Pflichtenheft, in dem Sie die wichtigsten Dinge hinterlegen. Schreiben Sie ebenfalls auf, wo personenbezogene Daten aufbewahrt werden und ob es eine Sicherung gibt. Denken Sie daran, dass Sie als Unternehmen selber in der Pflicht stehen und keinen Datenschutzbeauftragen für das Abhandenkommen von wichtigen Kundendaten verantwortlich machen können.  

Kontaktieren Sie einen Anwalt wie Rechtsanwalt Dr. Schwenke. Im Netz gibt es daneben eine Vielzahl an Anwälten, die Informationen über die DSGVO kostenlos zur Verfügung stellen. Lassen Sie sich bei Bedarf anwaltlich beraten oder sich eine Checkliste vom Fachmann erstellen.

Bedenken Sie bitte, dass Webdesigner (wie beispielsweise, wir von More-Shopsysteme) keine Rechtsberatung durchführen, sondern Ihre Vorgaben nach Ihren Vorstellungen umsetzen. Mit einer verbindlichen Rechtsberatung bei einem Anwalt sind Sie auf der sicheren Seite.

Autorin: Gerda Macura Webdesignerin, Programmiererin und Inhaberin von More-Shopsysteme

Nehmen Sie Kontakt zu mir auf! Ich berate Sie eingehend über die technische Umsetzung der Neuerungen auf Ihrer Webseite, Landingpage oder Ihres Webshops. Sie erhalten von mir die technische Unterstützung, die Sie benötigen, um Ihre Marketingaktionen durchführen zu können.

Meine Blog-Beiträge handeln von technischen Details im Zusammenhang mit den CMS WordPress, Joomla und Typo3. Ich kenne mich mit diesen Systemen gut aus und programmiere alle erdenklichen Zusatzfunktionen in PHP oder passe die Seiten nach Ihren CSS – Vorgaben an.

Wenden Sie sich ebenfalls bei Shopsystemen wie Shopware, Magento und JTL Shop an unser Team von More-Shopsysteme. Falls Sie Probleme mit dem Warenwirtschaftssystem JTL Wawi haben, bieten wir Ihnen ebenso schnelle und effiziente Lösungen.